zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

čl. I

čl. I bod 1 §
Navrhované vylúčenie pôsobnosti zákona vo vzťahu k záznamom, ktoré vznikajú pri činnosti Slovenskej informačnej služby a Vojenského spravodajstva, nadväzuje na osobitné zákony o týchto subjektoch. Zmyslom právnej úpravy o archívoch a o predarchívnej starostlivosti je zabezpečiť vytváranie podmienok pre prístup k archívnym dokumentom, t.j. pre ich využívanie. K záznamom Slovenskej informačnej služby vzhľadom na ich špecifický charakter má však prístup len súd a k záznamom Vojenského spravodajstva nemá takéto oprávnenie ani súd. Preto je odôvodnené výslovne vylúčiť registratúru týchto subjektov z pôsobnosti všeobecnej právnej úpravy archívov a registratúr.

čl. I bod 2 §
Ide o legislatívno-technickú úpravu nadväzujúcu na doplnenie nového odkazu 1 v predchádzajúcom bode 1.

čl. I bod 3 §
Navrhované doplnenie § 6 ods. 3 písm. b) bod 1 súvisí s aktuálnym stavom personálneho zabezpečenia archívov. V súčasnosti ministerstvo vnútra eviduje 173 archívov právnických osôb (bývalých podnikových archívov), v ktorých podmienku zamestnanca s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné historické vedy spĺňa len 9 z nich. Navrhuje sa preto zmiernenie tejto kvalifikačnej požiadavky tým, že sa dopĺňa alternatívou príbuzného študijného odboru.

čl. I bod 4 §
Doplnenie ustanovenia § 8 ods.1 písm. d) o práve vlastníka archívneho dokumentu obmedziť prístup k archívnemu dokumentu vychádza z potreby podrobnejšie sa zaoberať týmto inštitútom. Túto potrebu priniesli poznatky z využívania toho inštitútu v praxi po nadobudnutí účinnosti nového zákona, v ktorej sa neodôvodnene rozširuje obmedzovanie prístupu k archívnym dokumentom. Na základe tejto skutočnosti a v záujme čo najväčšej všeobecnej zrozumiteľnosti právnej úpravy sa ustanovuje konkrétna maximálna lehota pre obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom. Lehotu 30 rokov ustanovoval i predchádzajúci zákon o archívnictve a ako všeobecnú maximálnu lehotu neprístupnosti ju uvádza i Odporúčanie Rady Európy R(2000) 13 členským štátom o európskej politike prístupu k dokumentom. Súčasne sa umožňuje určiť aj dlhšiu lehotu pre obmedzenie prístupu k archívnym dokumentom, čo je v súlade s citovaným odporúčaním, ktoré uvádza požiadavku zákonnej formy pre úpravu výnimiek. Možnosť dlhšieho obmedzenia prístupu má na zreteli dokumenty obsahujúce informácie, ktorých ochrana je v štátnom záujme a týka sa predovšetkým dokumentov z oblasti zahraničnej politiky, obrany, bezpečnosti …

čl. I bod 5 §
Zmena časti textu § 12 ods. 4 písm. d) sleduje terminologické zosúladenie so zákonom o pobyte cudzincov.

čl. I bod 6 §
Účelom doplnenia ustanovenia § 13 ods. 6 je zamedziť neodôvodnenému obmedzovaniu prístupu k archívnym dokumentom. Ide o súčasný nežiaduci trend, keď pôvodcovia registratúr neodôvodnene obmedzujú prístup k archívnym dokumentom pri ich ukladaní do archívu, hoci tieto záznamy boli pred ich vyradením v registratúre prístupné.

čl. I bod 7 §
Potrebu doplnenia § 16 ods. 2 o povinnosť evidovať vlastné i došlé záznamy si vyžadujú potreby riadneho výkonu predarchívnej starostlivosti. V rámci nej sa štátne archívy stretli s odmietaním ich dozornej činnosti nad správou registratúry zdôvodňovaným neexistenciou evidovaných záznamov, teda neexistenciou registratúry. Táto argumentácia dozorovaných subjektov vychádzala z definície registratúrneho záznamu ako evidovanej informácie (§ 2 ods. 15 zákona). Preto je nevyhnutné doplniť povinnosti pôvodcu registratúry o základný úkon správy registratúry – evidovanie záznamov.

čl. I bod 8 §
V § 16 ods. 2 sa z textu pôvodného písmena a) (v novom označení ide o písmeno b)) vypúšťa všeobecná povinnosť pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok a ponecháva sa len všeobecná povinnosť vypracovať registratúrny plán. Zachovanie povinnosti vypracovať registratúrny plán je nevyhnutné, keďže ide o zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov, podľa ktorého sa vydeľujú archívne dokumenty od ostatných registratúrnych záznamov, je základom pre vypracovanie návrhu pôvodcu registratúry na vyradenie registratúrnych záznamov (vyraďovanie je rozhodovanie štátneho archívu o tom, ktoré zo záznamov majú trvalú dokumentárnu hodnotu, t.j. sú archívnymi dokumentmi, a ktoré túto hodnotu nemajú a možno ich zničiť), a tiež pre výkon štátneho dozoru nad správou registratúry. Napríklad registratúra súkromných podnikateľských subjektov slúži pre zdokumentovanie hospodárskych dejín Slovenska a tvorí po stáročia neodmysliteľný zdroj archívnych dokumentov. Štátny dozor nad registratúrou podnikateľských subjektov je preto nevyhnutným predpokladom pre zachovanie registratúrnych záznamov hospodárskej sféry do doby ich vyradenia. Vypracovanie registratúrneho plánu pritom nepredstavuje takmer nijaké administratívne zaťaženie, na rozdiel od vypracovania registratúrnych …

čl. I bod 9 §
V § 16 ods. 2 písm. e) sa dopĺňajú ďalšie druhy študijných odborov, absolvovanie ktorých napĺňa kvalifikačnú požiadavku pre výkon správy registratúry. Doterajšie úplné stredné vzdelanie podľa platných právnych predpisov zahŕňa len maturitu z gymnázia, a preto sa ustanovenie dopĺňa o úplné stredné odborné vzdelanie v študijných odboroch, ktorých absolvovanie zabezpečuje kvalifikované vykonávanie správy registratúry. Tým sa vytvára priestor pre zamestnávanie širšieho okruhu absolventov stredných škôl pri správe registratúry, čím sa platná úprava len zosúlaďuje s praxou.

čl. I bod 10 §
Navrhovaný nový odsek 3 v § 16 zachováva povinnosť vypracovať registratúrny poriadok pre tie subjekty, ktorých registratúra je najvýznamnejším zdrojom archívneho dedičstva. Sú to všetky orgány verejnej správy, t.j. všetky štátne orgány, orgány územnej samosprávy a subjekty tvoriace tzv. záujmovú samosprávu (profesijne komory, Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne). Ďalšou povinnou skupinou sú právnické osoby zriadené štátnym orgánom alebo orgánom územnej samosprávy, t.j. ich rozpočtové a príspevkové organizácie. Skupina “právnické osoby zriadené zákonom” predstavuje najmä celo spoločensky významné inštitúcie (vysoké školy). Ďalšou skupinou sú inštitúcie, o ktorých zriadení sa zákon nevyslovuje, ale upravuje ich postavenie; sú to napr. Slovenská akadémia vied, Slovenský rozhlas, Slovenská televízia, Slovenské národné divadlo a ďalšie.

čl. I bod 11 a 12 §
Ustanovenia § 17 ods. 1 a 2 je potrebné upraviť v súvislosti s navrhovanými zmenami § 16.

čl. I bod 13 §
Zjednodušuje sa vypracúvanie návrhov na vyradenie registratúrnych záznamov. Keďže v § 19 ods. 1 v druhej vete sa umožňuje predĺženie lehoty uloženia, ktorá už uplynula, je zbytočné, aby pôvodca registratúry uvádzal v návrhu na vyradenie záznamy, ktorých lehotu uloženia chce predĺžiť.

čl. I bod 14 §
Novo zavádzaná možnosť pre pôvodcu registratúry zničiť registratúrne záznamy, ktoré v návrhu na vyradenie zaradil do vecnej skupiny navrhnutej na vyradenie, ak mu štátny archív do 60 dní nedoručí rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, vychádza v ústrety potrebám praxe. Pôvodcovi registratúry umožňuje získať potrebný priestor pre nové registratúrne záznamy a pre štátny archív znamená určité zníženie administratívnej náročnosti pri rozhodovaní o predložených návrhoch na vyradenie registratúrnych záznamov.

čl. I bod 15 §
Navrhovaným doplnením § 23 ods. 2 sa umožňuje vykonávať správu registratúry iného pôvodcu širšiemu okruhu stredoškolsky vzdelaných osôb a súčasne i osobám bez praxe s vysokoškolským vzdelaním v odbore archívnictvo a pomocné historické vedy alebo v príbuznom odbore, ktorým to v súčasnosti zabraňuje podmienka 3 roky praxe.

čl. I bod 16 §
Navrhované doplnenie účelu a obsahu evidencie pôvodcov registratúr, ktorými môžu byť i fyzické osoby, vyplýva z § 7 ods. 3 zákona č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov.

čl. I bod 17 §
Ide o opravu chybného odkazu.

čl. I bod 18 §
Je potrebné reagovať na prax, v ktorej sa vyskytli snahy o vývoz registratúry. Preto sa zákon dopĺňa o ustanovenie upravujúce vývoz registratúry. Trvalý vývoz registratúry sa zakazuje, pretože ide o zdroj archívneho dedičstva Slovenskej republiky; dočasný vývoz bude povoľovať ministerstvo vnútra.

čl. I bod 19 §
Vzhľadom na to, že pri porušení povinnosti fyzickou osobou by sa malo skúmať jej zavinenie, čo pri forme iného správneho deliktu nie je možné, upravuje sa takéto konanie fyzickej osoby ako skutková podstata priestupku.

čl. I bod 20 §
Keďže porušenie povinností fyzickou osobou sa v predchádzajúcom bode definuje ako priestupok, ktorý je formou správneho deliktu, je potrebné upraviť nadpis ustanovenia § 31 o správnych deliktoch ďalších subjektov na “Iné správne delikty”.

čl. I bod 21 §
Ide o upresnenie znenia skutkovej podstaty správneho deliktu. S ohľadom na to, že registratúru možno zničiť na základe povolenia, ktoré udeľuje štátny archív v rozhodnutí vydanom vo vyraďovacom konaní, sankcionuje sa len jej neoprávnené zničenie.

čl. I bod 22 a 23 §
V nadväznosti na ustanovenie zákazu trvalého vývozu registratúry a podmienky získania povolenia na jej dočasný vývoz je potrebné doplniť skutkové podstaty správnych deliktov spočívajúcich v porušení týchto povinností.

čl. I bod 24 §
Navrhované vypustenie inštitútu projektov reaguje na nový zákon č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene niektorých zákonov, ktorý už tento inštitút neobsahuje.

čl. I bod 25 a 26 §
Doplnením nového ustanovenia § 34a a ďalšej prílohy ide o naplnenie požiadavky legislatívnych pravidiel vlády uvádzať vždy v texte zákona transpozičné ustanovenie a v prílohe zákona citovať preberané právne akty Európskych spoločenstiev a Európskej únie.

čl. I

čl. I bod 1 §
Definícia pojmu „Spis“ sa zavádza najmä z dôvodu častého používania tohto pojmu v platnom právnom poriadku Slovenskej republiky, ako aj v súvislosti s jeho uvedením v bode 10 návrhu.

čl. I bod 2 §
Navrhované znenie zdôrazňuje rozdiel medzi pôvodným elektronickým registratúrnym záznamom a elektronickou kópiou pôvodne listinného registratúrneho záznamu. Vzhľadom na početnosť tvorby elektronických kópií, tak v súčasnosti ako i v budúcnosti, je potrebné ustanoviť pôvodcovi registratúry povinnosť uchovávať originály pôvodne listinných registratúrnych záznamov; takúto povinnosť majú pôvodcovia registratúry i v iných štátoch.

čl. I bod 3 §
Informatizácia verejnej správy vyžaduje klásť väčší dôraz na výkon správy registratúry v elektronickej podobe pomocou elektronických systémov na správu registratúry. Registratúra verejnej správy už tvorí a naďalej bude tvoriť hybridný systém, v rámci ktorého budú vedľa seba existovať elektronické registratúrne záznamy, ako aj registratúrne záznamy v listinnej podobe. Elektronické systémy na správu registratúry dokážu spracúvať obe uvedené formy záznamov, zatiaľ čo klasická (neelektronická) správa registratúry dokáže pracovať s elektronickými registratúrnymi záznamami až po ich vytlačení na papier. Navrhované ustanovenie upravuje povinnosť elektronickej správy registratúry vždy, ak tak osobitný zákon ustanoví, čím sa reaguje na uznesenie vlády č. 595/2009, ktoré v prílohe obsahuje zoznam právnych predpisov s uvedením vecných agend určených na elektronické spracovanie; tým sa nevylučuje možnosť pre pôvodcov registratúr zaviesť elektronický systém na správu registratúry aj pre iné agendy. Čo sa týka iných orgánov, ktoré nie sú orgánmi verejnej správy (predovšetkým ide o súdy, prokuratúru a ďalšie štátne orgány mimo sústavy verejnej správy), na tieto sa nebude vzťahovať povinnosť …

čl. I bod 4 §
Doterajšie znenie zákona neupravovalo manipuláciu s elektronickými registratúrnymi záznamami. V procese informatizácie verejnej správy vzniká však potreba úpravy povinností pre tento druh registratúrneho záznamu, t.j. potreba zákonnej úpravy. Predovšetkým sa upravuje pojem „elektronický registratúrny záznam“. Trvalé pripojenie metadát k elektronickému registratúrnemu záznamu je v súčasnosti garanciou pre overenie jeho bezpečnostných atribútov; z tohto dôvodu návrh novely zákona ustanovuje ich pripojenie k elektronickému registratúrnemu záznamu ako povinné. Štruktúru povinných metadát pre elektronické registratúrne záznamy ustanoví všeobecne záväzný právny predpis – štandard pre elektronické systémy na správu registratúry, ktorý vydá Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky. Vzhľadom na to, že formát elektronických registratúrnych záznamov možno meniť, je potrebné ustanoviť pravidlá zmeny formátu elektronických registratúrnych záznamov, inými slovami pravidlá ich konverzie. Špecifický charakter tohto druhu registratúrneho záznamu si, na rozdiel od registratúrnych záznamov v listinnej podobe, vyžaduje aj riešiť otázku ich právnej validity; bude riešená novelami jednotlivých zákonov v súlade s harmonogramom, ktorý je prílohou uznesenia vlády Slovenskej republiky č. 595/2009.

čl. I bod 5 §
Vzhľadom na dôležitosť časovej pečiatky a zaručeného elektronického podpisu vo vzťahu k autenticite elektronického registratúrneho záznamu je nutné, aby ich používaniu pôvodcovia registratúry venovali náležitú pozornosť. Ich používanie sa preto zavádza ako povinný obsah registratúrneho poriadku.

čl. I bod 6 §
Kompetencie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky sa dopĺňajú v súvislosti s navrhovaným doplnením § 33 (splnomocnenie Ministerstva vnútra Slovenskej republiky na vydanie podrobností o elektronických systémoch na správu registratúry). Posudzovanie elektronických systémov na správu registratúry bude zamerané na atribúty, ktoré sú rozhodujúce pre zabezpečenie jednoznačnej identifikácie registratúrnych záznamov, vrátane elektronických, ako aj na zabezpečenie ich dlhodobého ukladania v elektronickej podobe.

čl. I bod 7 §
Navrhovaným znením § 24 ods. 4 sa ustanovuje základná pôsobnosť ministerstva vnútra vo vzťahu k elektronickým archívnym dokumentom. Logickým vyústením komplexného systému riadenia všetkých fáz životného cyklu elektronického registratúrneho záznamu je jeho zaradenie do procesu posudzovania jeho trvalej dokumentárnej hodnoty vo vyraďovacom konaní. Tie elektronické registratúrne záznamy, ktoré budú spĺňať kritériá archívneho dokumentu preberie do svojej trvalej archívnej starostlivosti Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (sústava štátnych archívov).

čl. I bod 8 a 9 §
V súlade s doplnením nových povinností pri správe elektronických registratúrnych záznamov sa dopĺňajú nové skutkové podstaty priestupkov a iných správnych deliktov.

čl. I bod 10 a 11 §
Rozširuje sa splnomocnenie pre podrobnejšiu úpravu problematiky elektronických systémov na správu registratúry, najmä povinných štrukturovaných údajov (metadát), ako aj pre podrobnú úpravu výkonu správy registratúry orgánov verejnej správy, ktorá je významná najmä z hľadiska rozhodovacích procesov o právach a povinnostiach uskutočňovaných orgánmi verejnej správy v správnom konaní. Štandard pre elektronické systémy na správu registratúry bude vychádzať z medzinárodnej normy pre elektronickú správu registratúry MoReq 2 ( Modelové požiadavky pre správu dokumentov v digitálnej podobe), s využitím splnomocnenia obsiahnutého v norme na uskutočnenie transpozície jej požiadaviek do príslušných národných prostredí a na doplnenie ňou ustanovených požiadaviek podľa všeobecne záväzných právnych predpisov platných v príslušnej krajine.

čl. I

čl. I bod 1 §
Vypustenie tretej vety sa navrhuje najmä z dôvodu, že knižnice a najmä múzeá v ostatnom období nakupujú archívne dokumenty, ktoré pochádzajú z organickej činnosti pôvodcov archívnych fondov, čím sa archívne dokumenty dostávajú do správy inej pamäťovej inštitúcie. Tým však nezaniknú väzby archívneho dokumentu k jeho pôvodcovi, a preto musí byť predmetom evidencie archívneho dedičstva. Navrhovaná úprava nadväzuje aj na § 3 ods. 3 zákona. Vylúčením zbierkových predmetov, ktoré spĺňajú kritériá archívneho dokumentu, by sa mohlo výrazným spôsobom skomplikovať návratné konanie takéhoto zbierkového predmetu. Navyše, o navrátenie nezákonne vyvezeného predmetu kultúrnej hodnoty možno požiadať len vtedy, ak spĺňa aj podmienku ustanovenej ceny. V prípade archívnych dokumentov však takáto podmienka nie je.

čl. I bod 2 až 4 §
Vzhľadom na významnú zmenu v § 4 ods. 2 písm. a) a b), ktorá sa dotýka aj písmena d) v odseku 2 a na ktorú reaguje aj príloha č. 1 zákona, sa uvádza nové znenie odseku 2. V rámci novej sústavy sa zavádza iba jeden štátny ústredný archív, ktorým je Slovenský národný archív. Doterajší Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici sa vzhľadom na jeho archívne fondy a archívne zbierky stane jeho špecializovaným pracoviskom. Vzhľadom na historický význam regiónu Spiša, doložený uceleným súborom archívnych fondov a archívnych zbierok, sa špecializovaným pracoviskom Štátneho archívu v Prešove stane doterajší Štátny archív v Levoči. Doplnením slov „špecializované“ v § 4 ods. 2 písm. b) sa aj pomenovaním zvýrazňuje špecifický charakter tohto typu archívov , ktorý je odvodený od osobitosti ich archívnych fondov a archívnych zbierok (napr. Diplomatický archív MZVaEZ SR). Zavedenie tohto označenia je v súlade aj s praxou, ktorá ho bežne používa už niekoľko desaťročí. Keďže označenie „špecializované“ zahŕňa aj archívy právnických …

čl. I bod 5 §
Umožňuje sa zriaďovateľovi archívu poveriť archív vedecko-výskumnou činnosťou, ktorá zahŕňa aj vydavateľskú a publikačnú činnosť na úseku archívnictva a s ním úzko prepojených pomocných vied historických a príbuzných vedných odborov. Tým, že archívy nemôžu vykonávať vedeckú a výskumnú činnosť, nemôžu ani predkladať žiadosti o poskytnutie finančných prostriedkov na projekty určené pre oblasť vedy a výskumu. Návrh zohľadňuje doterajšiu prax, kedy najmä špecializované archívy (napríklad Archív Slovenskej akadémie vied, Archív Slovenského národného múzea, Archív Slovenskej národnej galérie, atď.) sú štandardne poverované vedecko-výskumnými úlohami súvisiacimi s pôsobnosťou a úlohami svojho zriaďovateľa; ide o archívy, ktoré nezabezpečujú výkon štátnej správy na úseku archívov a správy registratúry. Ich prioritnou úlohou je najmä výkon odborných archívnych činností na úseku preberania a sprístupňovania archívnych dokumentov vrátane vedecko-výskumnej činnosti.

čl. I bod 6 §
Vzhľadom na viacnásobné použitie pojmu v ďalšom texte zákona sa zavádza legislatívna skratka.

čl. I bod 7 §
Legislatívno-technická úprava nadväzujúca na zmenu § 4 ods. 2 písm. a) a § 5 ods. 1.

čl. I bod 8 §
Zriaďuje sa nová ústredná evidencia historických pečatí a pečatidiel, ktoré sú základným zhodnoverňujúcim znakom príslušných archívnych dokumentov potvrdzujúcich práva recipienta dokumentu. Hodnota a špecifický charakter prevažne voskových pečatí na pergamenových či papierových archívnych dokumentoch, ale aj pečatí oddelených od archívnych dokumentov, si vyžaduje vedenie osobitnej ústrednej evidencie. Jej význam spočíva najmä v ochrane pečatí, ktoré vzhľadom na ich krehkosť podliehajú pri manipulácii rýchlej fyzickej degradácii. Evidencia nástrojov na zhotovovanie pečatí – pečatidiel, často vzácnych, je prvoradým predpokladom ich ochrany pred odcudzením. Novým znením ustanovenia § 10 ods. 2 písm. c) sa nadväzuje na nový druh evidencie zavedený v predchádzajúcom bode 4 a zmeny v sústave archívov.

čl. I bod 9 §
Navrhovaná úprava reaguje na dnes už štandardný spôsob zverejňovania informácií.

čl. I bod 10 §
Navrhovaná úprava je reakciou na poznatky z praxe archívov; súhlas na použitie vlastného reprografického zariadenia treba z dôvodu ochrany snímaných archívnych dokumentov, čím sa zamedzí jeho neoprávnenému použitiu.

čl. I bod 11 §
Navrhovaná úprava § 16 ods. 2 písm. e) umožňuje pôvodcovi registratúry neuchovávať listinný originál registratúrneho záznamu, ak z neho vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie. Zničenie pôvodného listinného originálu registratúrneho záznamu sa ponecháva na rozhodnutie jeho pôvodcu, a to najmä z dôvodu, že novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie, ktorý je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou, má rovnaké právne účinky a je použiteľný na právne účely v rovnakom rozsahu ako pôvodný dokument, transformáciou ktorého vznikol. Navyše nehromadením listinných originálov registratúrnych záznamov dôjde u pôvodcu k zníženiu nákladov na úložné priestory, a tým k zefektívneniu výkonu správy registratúry. Navrhovaná úprava § 16 ods. 2 písm. f) je v súlade so zámerom skvalitniť proces výkonu správy registratúry najvyšších orgánov verejnej moci a orgánov verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou. Vzhľadom na ich význam, a tým význam ich registratúrnych záznamov, treba, aby správu ich registratúry vykonávala osoba s vysokoškolským vzdelaním v odbore archívnictvo alebo príbuznom študijnom odbore. Navrhovaným znením nového písmena k) sa precizujú podmienky …

čl. I bod 12 §
Nakoľko nie je možné ustanoviť jednoznačné kritériá pre typ pôvodcu registratúrnych záznamov II. kategórie, ponecháva sa doterajšia prax určovania týchto pôvodcov ministerstvom vnútra. Keďže platné znenie zákona zakotvilo vo vzťahu k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu povinnosť vypracovať ho pre najvýznamnejších pôvodcov registratúry, v praxi vznikali u iných pôvodcov registratúry pochybnosti v súvislosti s povinnosťou ich vypracovania. Preto sa zákon dopĺňa o výslovné ustanovenie, že pôvodcovia určení ministerstvom vypracúvajú iba registratúrny plán a všetci ostatní nemajú povinnosť vypracúvať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán. Povinnosť vypracovať registratúrny plán má iba pôvodca registratúry, z činnosti ktorého vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Navrhované znenie v § 16 ods. 5 prináša úľavu z niektorých povinností týchto ostatných pôvodcov registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

čl. I bod 13 §
Legislatívno-technická úprava nadväzujúca na nové znenie § 16 ods. 2 písm. e).

čl. I bod 14 §
Ministerstvu vnútra Slovenskej republiky ako ústrednému orgánu štátnej správy na úseku archívov a registratúr musí byť zverené právo rozhodovať o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov vo vyraďovacom konaní. Navrhovanou úpravou sa text spresňuje, nakoľko aj ministerstvo tieto činnosti vykonáva. Doplnenie znenia v písmene b) je reakciou na aplikačnú prax, kedy pôvodcovia registratúry žiadajú, aby v rozhodnutí o vyradení bolo presne určené miesto uloženia registratúrnych záznamov posúdených vo vyraďovacom konaní ako archívne dokumenty do času ich prevzatia štátnym archívom.

čl. I bod 15 §
Ide o sprísnenie povinností pri preberaní archívnych dokumentov. Zavedenie maximálnej lehoty päť rokov na prebratie archívnych dokumentov od ich pôvodcu sleduje skvalitnenie práce štátnych archívov.

čl. I bod 16 §
Reaguje sa na skutočnosť, že v praxi správu registratúry jej pôvodca zveruje inej osobe aj z iného dôvodu.

čl. I bod 17 §
V § 23 ods. 2 navrhované sprísnenie podmienok pre činnosť osôb zabezpečujúcich správu registratúry iného pôvodcu je reakciou na aplikačnú prax. Niektorí zo súčasných poskytovateľov tejto služby nespĺňajú kritériá ochrany zverených registratúrnych záznamov podľa vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, čím dochádza často k ich poškodzovaniu alebo strate. Prijatím návrhu sa odstránia aj problémy vo vzťahu k využívaniu zverenej registratúry najmä zaniknutých pôvodcov registratúry, kedy je poskytovateľ služby správa registratúry inou osobou povinný vyhotovovať výpisy, odpisy, potvrdenia a kópie zo zverených registratúrnych záznamov podľa oprávnených nárokov žiadateľa. Plnohodnotné zabezpečenie ochrany a prístupu k zvereným registratúrnym záznamom aj prostredníctvom adekvátneho odborného personálneho zabezpečenia jednoznačne prispeje k skvalitneniu správy registratúry inou osobou. Dôvodom ustanovenia novej povinnosti v písmene c) je skompletizovanie všetkých údajov v evidencii pôvodcov vrátane prechodu povinnosti vyraďovať podľa § 18 ods. 3 zákona, ktorá zánikom pôvodcu a uložením …

čl. I bod 18 §
Úprava § 24 ods.1 sleduje spresnenie ustanovení o výkone štátnej správy na úseku archívov a registratúr. Preto sa vymedzujú konkrétne subjekty, ktorých registratúrne záznamy vyraďuje priamo ministerstvo, a nie archív, a voči ktorým vykonáva aj štátny odborný dozor. Vzhľadom na skutočnosť, že vo všetkých špecializovaných archívoch vykonávajú odborné archívne činnosti zamestnanci s ukončeným vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo , ako aj na skutočnosť, že ide o registratúrne záznamy pochádzajúce výlučne z činnosti ich zriaďovateľa a ním založených a zriadených právnických osôb, je efektívne prihliadať v procese rozhodovania o vyradení registratúrnych záznamov na ich stanovisko. V rámci priradenia pôvodcov pod príslušný typ archívu každá skupina obsahuje pôvodcov, ktorých vzhľadom na ich význam určuje ministerstvo; v praxi to znamená, že ak by takýto pôvodca nebol určený ministerstvom, jeho archívne dokumenty by preberal iný archív a súčasne má takýto pôvodca povinnosť vypracúvať registratúrny plán, na rozdiel od iných obdobných pôvodcov nedosahujúcich jeho význam. Vzhľadom na sprísnenie podmienok pre výkon správy registratúry inou …

čl. I bod 19 §
Ide o spresnenie znenia ustanovenia s cieľom jeho zosúladenia so skutočnosťou: rozhodovanie o dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov vo vyraďovacom konaní vykonávajú nielen štátne archívy zriadené Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky, ale voči vymedzeným subjektom ho vykonáva aj samotné ministerstvo vnútra.

čl. I bod 20 §
Dopĺňa sa obsah ústrednej evidencie o evidenciu archívov a zoznam osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti, pretože všetky tieto evidencie svojím obsahom do tejto evidencie patria. Vzhľadom na to, že ide o úpravu povinností a osobné údaje, ktoré tieto evidencie obsahujú, je potrebná zákonná úprava. Súčasne sa zavádza nová samostatná evidencia pečatí a pečatidiel. Jej význam spočíva najmä v ochrane pečatí, ktoré podliehajú pri manipulácii rýchlej fyzickej degradácii z dôvodu ich špecifického charakteru; ide o prevažne voskové pečate na pergamenových či papierových archívnych dokumentoch, ale aj pečate oddelené od archívnych dokumentov. Aj evidencia nástrojov na zhotovovanie pečatí – pečatidiel, často vzácnych, je prvoradým predpokladom ich ochrany pred odcudzením. Evidencia pečatí a pečatidiel pozostáva najmä z údajov o archívoch a archívnych súboroch, v ktorých sa archívne dokumenty opatrené pečaťou nachádzajú, vrátane pečatí, ktoré sú od dokumentov oddelené a pečatidiel, ktorými boli tieto pečate zhotovené. Pod identifikačným údajom archívneho dokumentu opatreného pečaťou sa rozumie najmä signatúra označujúca zaradenie takéhoto dokumentu v archívnom …

čl. I bod 21 §
Nové znenie § 24 odseku 5 reaguje na v súčasnosti už bežný spôsob zverejňovania orgánmi verejnej moci. Doterajšie znenie odseku 5 sa presúva do nového § 24b, ktorý obsahuje úpravu evidencií.

čl. I bod 22 §
Doplnenie a spresnenie ustanovenia § 24 o výkone štátnej správy na úseku archívov a registratúr si vyžaduje rozčlenenie na úpravu pôsobností vykonávaných priamo ministerstvom a tých, ktoré vykonávajú ním zriaďované štátne archívy. Zámerom je, aby sa každý subjekt už zo zákona dozvedel, do pôsobnosti ktorého štátneho archívu patria jeho archívne dokumenty, t.j. na ktorý zo štátnych archívov sa môže obrátiť už pri správe svojej registratúry.

čl. I bod 23 až 28 §
V týchto bodoch sa preberajú ustanovenia novej smernice Európskeho parlamentu a Rady 2014/60/EÚ z 15. mája 2014 o navrátení predmetov kultúrnej hodnoty nezákonne vyvezených z územia členského štátu a o zmene nariadenia (EÚ) č. 1024/2012, ktorá s účinnosťou od 18. decembra 2015 zrušuje doterajšiu smernicu Rady 93/7/EHS z 15. marca 1993 v znení smernice 96/100/ES a smernice Európskeho parlamentu a Rady 2001/38/ES. V bodoch 22 až 27 sa mení alebo dopĺňa platné znenie zákona na základe ustanovení novej smernice, ktoré táto preberá z doteraz platnej smernice a upravuje ich. Ustanovenie bodu 27 je novým ustanovením, ktoré doterajšia smernica neobsahovala.

čl. I bod 29 §
Navrhovaná úprava § 28 ods. 4 písm. b) umožní pri kontrole správy registratúry kontrolnému orgánu robiť si výpisy a odpisy z registratúrnych záznamov, ktoré boli predmetom kontroly, za účelom preukázania porušenia povinností pri správe registratúry.

čl. I bod 30, 31 a 33 §
Poznatky z praxe ukazujú potrebu doplnenia novej skutkovej podstaty priestupku a iného správneho deliktu spočívajúcej v porušení povinnosti pôvodcu registratúry predložiť najmenej raz za päť rokov návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia. Päťročná periodicita vyraďovania registratúrnych záznamov je dôležitá pre zachovanie kontinuity tvorby archívneho fondu samotného pôvodcu; navyše z praktického hľadiska sa ňou predchádza hromadeniu spravidla nepotrebnej registratúry.

čl. I bod 32 §
Legislatívno-technická úprava spočívajúca v potrebe zmeniť číselné označenie doterajšieho odkazu 36a v nadväznosti na nový odkaz 36a zavedený v bode 27.

čl. I bod 34 §
Legislatívno-technická úprava.

čl. I bod 35 §
Vytvorenie novej sústavy štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou je v priamej väzbe na územno-správne členenie štátu s výnimkou územného obvodu pracovísk Topoľčany a Šaľa Štátneho archívu v Nitre. Prijatím návrhu novej sústavy štátnych archívov sa výrazne racionalizuje a zefektívni proces riadenia výkonu štátnej správy na úseku archívov a registratúr z úrovne ministerstva. Znížením počtu riadených subjektov z pôvodných 47 na 9 sa zníži administratívna náročnosť riadenia; dôjde k zefektívneniu koncepčných, rozhodovacích a kontrolných činností ministerstva. Náročnosť riadenia z úrovne vedúceho zamestnanca pracoviska/špecializovaného pracoviska sa minimalizuje vo vzťahu k zodpovednosti za personálne dobudovanie, finančno-ekonomické záležitosti a riešenie problémov na úseku materiálno-technického zabezpečenia. Vytvorenie sústavy štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou s väzbou na územno-správne členenie sa považuje za jeden z dôležitých dôvodov zmeny existujúceho stavu. Prijatím navrhovanej sústavy štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou sa dosiahne zvýšenie dostupnosti pôvodcov registratúry pre archívy a zníženie straty času pre pôvodcu registratúry aj archív. Znížia sa aj finančné náklady pri výkone predarchívnej starostlivosti …

Čl. I

bod 1 §
Precizujú sa podmienky vyraďovania registratúrneho záznamu, pričom sa pripúšťa, že za určitých okolností môže dôjsť aj k vyradeniu registratúrneho záznamu, ktorému ešte neuplynula lehota uloženia. Podrobnosti upravuje § 10 ods. 2 vyhlášky č. 628/2002 Z. z. ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

bod 2 §
Základné pojmy sa z dôvodu doplnenia nového § 16b dopĺňajú o novú definíciu pojmu transformácie registratúrneho záznamu. Proces transformácie sa definuje ako zmena podoby registratúrneho záznamu (elektronická a neelektronická), alebo formátu elektronického registratúrneho záznamu, pričom sa zachováva jeho hodnovernosť pre účely tohto zákona. Tento pojem sa používa v osobitných predpisoch a je zavedený napríklad v zákone o účtovníctve. Definuje sa elektronická parafa, ktorá sa týka podpisovania elektronického registratúrneho záznamu prostredníctvom elektronického informačného systému správy registratúry u pôvodcu registratúry.

bod 3 §
Ide o zosúladenie terminológie používanej v zákone a v nadväzujúcej vyhláške, kde pojem jedinečnosť je nahradený termínom hodnovernosť s výstižnejším zahrnutím kritérií ako sú vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu.

bod 4 a 5 §
Nový odsek sa dopĺňa z dôvodu riešenia a jednoznačného zadefinovania prechodu vlastníckeho práva na štát pri nájdení archívneho dokumentu za podmienok, kedy pôvodné vlastnícke práva už nie je možné určiť. Znenie ustanovenia je upravené tak, aby motivovalo nálezcu informovať Ministerstvo vnútra SR o nájdení takéhoto archívneho dokumentu, pričom nálezcovi patrí odmena vo výške 10 % z ceny archívneho dokumentu. Cenu archívneho dokumentu zisťuje Akvizičná komisia Ministerstva vnútra SR, ktorej zloženie a činnosť upraví štatút akvizičnej komisie vydaný Ministerstvom vnútra SR. Akvizičná komisia by mala byť zložená z odborníkov - archivárov, ktorí majú za úlohu posudzovať hodnotu a význam archívnych dokumentov. Zároveň sa nadväzuje na aplikačnú prax, kedy sa množia prípady predloženia nájdených archívnych dokumentov, pri ktorých nie je možné dokladovať ich vlastníctvo. Súčasne sa presúva skratka Ministerstva vnútra Slovenskej republiky - „ministerstvo“ do novo vloženého odseku 6.

bod 6 a 7, 17, 19, 22, 30, 31, 38 §
Doplnenie legislatívnej skratky „štátny archív“ v bode 6 a následných novelizačných bodoch.

bod 8 §
Ministerstvu vnútra SR sa ustanovuje ďalšia právomoc pre zrušenie archívu zriaďovateľa, a to v prípade, ak zriaďovateľ archívu ani po opakovanom uložení pokuty neodstráni porušenie povinnosti vyplývajúcich mu zo zákona.

bod 9 §
Vypúšťa sa právo zriaďovateľa archívu požiadať Ministerstvo vnútra SR o finančný príspevok na úhradu nákladov potrebných na úpravu priestorov archívu z dôvodu, že Ministerstvo vnútra SR dlhodobo nedisponuje akýmikoľvek finančnými prostriedkami vyčlenenými na tieto účely. Ak pôvodca plánuje zriadiť archív, musí znášať všetky finančné náklady s tým spojené. Ak si pôvodca nezriadi archív, zodpovednosť a finančné náklady za archívne dokumenty vzniknuté z jeho činnosti znáša Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom štátneho archívu, v ktorom sú uložené.

bod 10 §
Doplnenie povinnosti pre zriaďovateľa archívu reaguje na aplikačnú prax a nesprávny postup zriaďovateľa archívu, ktorý si prostredníctvom outsourcingu zadáva činnosti a procesy správy vlastných archívnych dokumentov externému dodávateľovi, namiesto toho, aby ich vykonával vo vlastnej réžii. Všetky archívne dokumenty sú súčasťou archívneho dedičstva, a pokiaľ nemôže správu nad nimi vykonávať zriaďovateľ archívu, je nevyhnutné odovzdať ich do správy štátu. § 23 zákona pripúšťa iba správu registratúry inou osobou; archívne dokumenty môžu byť spravované iba zriaďovateľom archívu.

bod 11 §
Úprava súvisiaca s doplnením nového písmena b).

bod 12 a 34 §
Zosúladenie s vyhláškou Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR č. 244/2019 Z. z. o sústave študijných odborov Slovenskej republiky v znení vyhlášky Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR č. 26/2023 Z. z. Ministerstvo vnútra SR reagovalo na priame upozornenie zo strany Ministerstva školstva SR.

bod 13 §
Archívne dokumenty, ktoré štátny archív prevzal do svojej správy po zrušení archívu zriaďovateľa, nemôžu byť predmetom vrátenia z dôvodu, že sa zriaďovateľ opätovne rozhodol zriadiť si vlastný archív alebo boli odstránené dôvody, pre ktoré Ministerstvo vnútra SR rozhodlo o zrušení archívu. Prevzatím do štátneho archívu sa stáva majetkom štátu. Archívny dokument, ktorý je uložený v štátnom archíve, je nescudziteľný bez ohľadu na jeho pôvodcu.

bod 14 §
Zosúladenie s aplikačnou praxou. Ministerstvo vnútra SR riadi proces systematickej digitalizácie archívnych dokumentov, vedie jeho evidenciu a zabezpečuje výber prioritných archívnych fondov na digitalizáciu v kontexte zachovania archívneho dedičstva, verejného záujmu, fyzického stavu archívnych dokumentov, dopyte po informáciách, atď.

bod 15 §
Povinnosť zasielať jedno vyhotovenie konzervačnej kópie najvýznamnejších archívnych dokumentov Slovenskému národnému archívu sa týkala procesu mikrofilmovania archívnych dokumentov a nadväzovala na zriadenie ústrednej filmotéky v Slovenskom národnom archíve. Ustanovenie sa stalo obsolentným z dôvodu ukončenia vyhotovovania kópií archívnych dokumentov na mikrofilmoch a jeho nahradením procesom digitalizácie.

bod 16 §
Vypúšťa sa právo vlastníka archívneho dokumentu požiadať Ministerstvo vnútra SR o finančný príspevok na ochranu archívneho dokumentu z dôvodu, že Ministerstvo vnútra SR dlhodobo nedisponuje žiadnymi finančnými prostriedkami vyčlenenými na tieto účely. Vlastník archívneho dokumentu znáša všetky finančné náklady na jeho ochranu sám. V prípade, že vlastník nevie zabezpečiť podmienky pre dostatočnú ochranu archívneho dokumentu, môže ho odovzdať do úschovy príslušnému štátnemu archívu.

bod 18 §
Použitie legislatívnej skratky zavedenej v bode 6 a sprecizovanie evidencie archívneho dedičstva.

bod 20 §
Vzhľadom k tomu, že evidenčné listy archívnych fondov a archívnych zbierok vedú špecializované verejné archívy elektronicky prostredníctvom softvérového programu, upravuje sa povinnosť vyhotovovať a zasielať evidenčné listy v listinnej podobe iba pre archívy právnických osôb a fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej moci.

bod 21 §
Ide o zosúladenie legislatívy s aplikačnou praxou na úseku vedenia evidencie archívneho dedičstva. Ministerstvo vnútra SR vedie aj evidenciu archívnych dokumentov spravovaných prostredníctvom dvoch mestských archívov a viedlo by v prípade ich zriadenia aj evidenciu archívnych dokumentov archívov samosprávnych krajov.

bod 23 §
Na prístup k archívnym dokumentom ich zverejňovaním na webovom sídle nie je potrebná písomná žiadosť.

bod 24 §
Archívne dokumenty uložené v štátnych archívoch môžu byť predmetom poskytovania správnych informácií formou vyhotovenia výpisu, odpisu, potvrdenia z archívnych dokumentov a kópie archívnych dokumentov s cieľom riešenia životných situácií občanov, napr. dedičské konanie, preukázanie majetkových práv atď. Ich vydanie je spojené s úhradou správneho poplatku predpísaného zákonom. Správny poplatok si uplatňujú len štátne archívy. Ostatné typy archívov vyhotovujú odpis, výpis, potvrdenie z archívneho dokumentu a vyhotovenie kópie archívneho dokumentu za poplatok podľa cenníka služieb archívu (úhrada nákladov). Archívne dokumenty môžu byť predmetom aj predloženia na štúdium v bádateľni archívu. V tomto prípade žiadateľ musí presne identifikovať archívny fond, číslo škatule alebo číslo inventárnej jednotky archívnych dokumentov. Ak žiadateľ počas ich štúdia požaduje z nich vyhotoviť kópie, uhrádza náklady spojené s ich vyhotovením. Výška nákladov je uvedená v cenníku služieb štátnych archívov.

bod 25 §
Ide o opätovne zavedený proces doručovania odpisu, výpisu, potvrdenia z archívneho dokumentu alebo osvedčenej kópie archívneho dokumentu do zahraničia viažuceho sa na proces výberu správneho poplatku prostredníctvom zastupiteľských úradov Ministerstva zahraničných vecí a európskych záležitostí SR. Aplikačná prax potvrdila vhodnosť tohto riešenia najmä v krajinách, ktoré nepoužívajú platobnú menu euro.

bod 26 §
Evidencia úbytkov nie je a ani v minulosti nebola predmetom poskytovania informácií z nej. Rovnako ako pri evidencii prírastkov a evidencii depozitov sa na ňu nevzťahuje právo na prístup. Ide o zosúladenie aplikačnej praxe so zákonom.

bod 27 §
Doplnenie chýbajúceho slova „alebo“.

bod 28 §
Bádateľský poriadok je súbor pravidiel a predpisov, ktoré určujú, akým spôsobom môže verejnosť pristupovať k archívnym dokumentom a podmienky, za ktorých sú jej predkladané archívne dokumenty na štúdium. Bádateľský poriadok nerieši podmienky vyhotovovania odpisu, výpisu a potvrdenia z archívnych dokumentov, nakoľko ide o činnosť vykonávanú archívmi na úseku správnej agendy, ktorá je spojená s vyrubovaním správnych poplatkov.

bod 29 §
Neuvedenie zdroja archívneho dokumentu je vážnym akademickým a etickým pochybením; preto je nevyhnutné, aby sa považovalo za hrubé porušenie bádateľského poriadku. Zdroje archívnych dokumentov musia byť presne uvedené, aby sa zachovala overiteľnosť výskumu a čitatelia štúdií, odborných a vedeckých článkov neboli uvedení do omylu ohľadom vlastníctva, resp. miesta uloženia príslušného archívneho dokumentu. Úprava súvisí so zavedením legislatívnej skratky v novom § 3 ods. 5. Zároveň ide o zosúladenie s aplikačnou praxou. Cenu archívneho dokumentu zisťuje Akvizičná komisia Ministerstva vnútra SR, ktorej zloženie a činnosť upraví štatút akvizičnej komisie vydaný Ministerstvom vnútra SR. Akvizičná komisia by mala byť zložená z odborníkov - archivárov, ktorí majú za úlohu posudzovať hodnotu a význam archívnych dokumentov. Pozícia znalca pre odhad ceny archívneho dokumentu v zmysle zákona č. 382/2004 Z. z. o znalcoch, tlmočníkoch a prekladateľoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov neexistuje.

bod 32 §
Povinnosť pôvodcu registratúry sa dopĺňa a rozširuje o povinnosť uchovávať registratúrne záznamy za dodržania kritéria hodnovernosti, ktoré spočíva v preukázaní vierohodnosti jeho pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti záznamu od okamihu jeho vzniku až do jeho vyradenia z registratúry.

bod 33 §
Ustanovenie stratilo opodstatnenie. Zákon novým § 16b pripúšťa možnosť transformácie registratúrneho záznamu a jeho ukladanie v transformovanej podobe do uplynutia lehoty jeho uloženia.

bod 35 a 64 §
Ide o jazykovú úpravu, na ktorú Ministerstvo vnútra SR upozornil Jazykovedný ústav Ľudovíta Štúra Slovenskej akadémie vied.

bod 36 a 42 §
Ide o zosúladenie s aplikačnou praxou, sprecizovanie textu súvisí s kompetenciami štátneho archívu v § 24a.

bod 37 §
Registratúrne záznamy uložené u pôvodcov registratúry môžu byť predmetom poskytovania informácií formou vyhotovenia výpisu, odpisu, potvrdenia z registratúrnych záznamov a kópie registratúrnych záznamov s cieľom riešenia životných situácií občanov, napr. pre potreby nového zamestnávateľa, dedičské konanie, preukázanie majetkových práv a pod. Ich vydanie je spojené s úhradou nákladov za ich vyhotovenie alebo správneho poplatku predpísaného zákonom o správnych poplatkoch.

bod 39 §
V archívnych škatuliach sa odovzdávajú neelektronické registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Ďalej sa precizuje typ obalu archívnych dokumentov pri ich procese odovzdávania do archívu. Termín ochranné obaly zahŕňa rôzne typy materiálov, ako sú napríklad obaly z papiera, plastu alebo fólií. Rozdiel medzi ochrannými obalmi a archívnymi škatuľami spočíva v ich účele, materiáloch a špecifikách použitia. Z uvedeného dôvodu je potrebné presne zadefinovať typ obalu – archívnu škatuľu, aby pôvodca registratúry neodovzdával archívu registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou v akomkoľvek obale.

bod 40 §
Pôvodcovi registratúry, ktorý vedie správu registratúry v elektronickom systéme správy registratúry sa zavádza nová povinnosť odovzdať po vyraďovacom konaní elektronické archívne dokumenty do elektronického archívu s cieľom získať ich vrátane štruktúrovaných údajov o ich obsahu, štruktúre a väzbách, čím bude zabezpečená ich hodnovernosť, neporušiteľnosť a čitateľnosť obsahu vrátane údajov o správe.

bod 41 §
V reakcii na aplikačnú prax, kedy dochádzalo k stratám registratúrnych záznamov z dôvodu nezabezpečenia povinnosti uloženia registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty viazaných dlhými lehotami uloženia zo strany zanikajúceho pôvodcu registratúry, sa zavádza povinnosť zo strany pôvodcu registratúry zabezpečiť uloženie len tých registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty, o ktorých rozhodne príslušný štátny archív. Tento krok prispeje k zefektívneniu a najmä k zníženiu množstva ukladaných registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia ich lehôt uloženia, čo bude mať pozitívny vplyv pre pôvodcov registratúry.

bod 43 §
Úprava § 16 ods. 5 zákona vyplýva z úprav § 16 ods. 2 tohto zákona.

bod 44 §
Legislatívno-technická úprava.

bod 45 §
Bližšie sa upravuje postup poverených (oprávnených) osôb pôvodcu registratúry, ktorí medzi jednotlivými zložkami pôvodcu registratúry podpisujú elektronické registratúrne záznamy elektronickou parafou, ktorej pojem sa zavádza v § 2. Súčasne sa stanovujú požiadavky na samotný elektronický informačný systém na správu registratúry, ktorý umožňuje podpisovanie elektronickou parafou.

bod 46 §
Postup zmeny podoby, alebo formátu registratúrneho záznamu je komplexne upravený v novom § 16b.

bod 47 §
Ide o sprecizovanie pôvodného znenia doplneného o spôsoby autorizácie elektronických registratúrnych záznamov v súlade s § 23 zákona o eGovernmente a súčasne sa reflektuje na používanie elektronickej parafy, ktorej pojem sa zavádza v § 2.

bod 48 §
Zavedenie možnosti transformácie registratúrneho záznamu je reakciou na aplikačnú prax, kedy v súčasnosti pôvodcovia registratúry všetkých typov a kategórií z hľadiska zabezpečovania výkonu administratívnych činností súvisiacich s udelenými kompetenciami alebo predmetom činnosti bežne transformujú dokumenty. Cieľom ustanovenia je zefektívnenie a ustanovenie pravidiel transformácie (transformácia registratúrneho záznamu sa môže vykonať len raz, a to len z hodnoverného registratúrneho záznamu, pričom platí povinnosť uchovávať dokument, ktorý je výsledkom transformácie), spôsobu transformácie (z neelektronickej do elektronickej podoby a naopak, zmenou formátu elektronického registratúrneho záznamu, a to zaručenou konverziou, skenovaním do súborového formátu zaručujúceho hodnovernosť dokumentu, vytlačením na papier alebo softvérovým programom), povinností pri transformácii (transformáciu musí pôvodca registratúry vykonať takým postupom, zariadením, resp. programovým vybavením, ktoré zabezpečia hodnovernosť transformovaného registratúrneho záznamu, t. j. vierohodnosť, čitateľnosť, neporušenosť obsahu). Podľa § 16b ods. 5 zákona sú transformované registratúrne záznamy (v elektronickej podobe, alebo neelektronickej podobe, v zmenenom formáte) podľa § 16b ods. 2 písm. b), ods. 3 písm. b), a ods. 4 písm. b) použiteľné …

bod 49 až 51 §
Ide o sprecizovanie ustanovení, ktoré má registratúrny poriadok obsahovať na úseku transformácie registratúrnych záznamov, spôsobov autorizácie elektronických registratúrnych záznamov v súlade s § 23 zákona o eGovernmente, ako aj určenia lehôt uloženia a znakov vecných skupín.

bod 52 §
Ide o zosúladenie s aplikačnou praxou.

bod 53 a 54 §
Ide o precizovanie § 19 a § 20 v súvislosti so zavedením možnosti osobitného vyraďovacieho konania; zároveň sa v § 19 ods. 3 a 4 rozširujú typy povinných vyhlásení zo strany pôvodcu registratúry, ktoré uvádza v predkladanom návrhu na vyradenie. Pre zefektívnenie vyraďovacieho procesu a zníženie nákladov a ekologického dopadu na vydávanie rozhodnutí v neelektronickej podobe sa zavádza nový inštitút nevydávania rozhodnutí o vyradení registratúrnych záznamov za dodržania podmienok stanovených v zákone.

bod 55 §
Precizuje sa typ obalu archívnych dokumentov pri ich procese odovzdávania do archívu. Termín ochranné obaly zahŕňa rôzne typy materiálov, ako sú napríklad obaly z papiera, plastu alebo fólií. Rozdiel medzi ochrannými obalmi a archívnymi škatuľami spočíva v ich účele, materiáloch a špecifikách použitia. Z uvedeného dôvodu je potrebné presne zadefinovať typ obalu – archívnu škatuľu, aby pôvodca registratúry neodovzdával archívu registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou v akomkoľvek obale.

bod 56 až 58 §
Z dôvodu preberania elektronických archívnych dokumentov je potrebné položky preberacieho zoznamu rozšíriť tak, aby sa informácie netýkali iba neelektronických archívnych dokumentov. Z uvedeného dôvodu sa množstvo preberaných archívnych dokumentov, okrem vyjadrenia o počte odovzdávaných ukladacích jednotiek, dopĺňa o vyjadrenie množstva v bajtoch; pri elektronických archívnych dokumentoch sa upúšťa od vyhlásenia o fyzickom stave archívnych dokumentov a pri elektronickej forme preberacieho protokolu sa vypúšťa požiadavka na doplnenie odtlačku úradnej pečiatky odovzdávajúceho a podpisy príslušných zástupcov.

bod 59 §
Ide o doplnenie možností pre pôvodcu registratúry; ak pôvodca registratúry potrebuje registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia na svoju činnosť, môže ich naďalej ponechať uložené u osoby zodpovednej za správu jeho registratúry, resp. ak ich nepotrebuje na svoju činnosť môže ich vyradiť pred uplynutím lehoty uloženia. V súvislosti s osobitným vyraďovacím konaním by bolo zmätočné ponechať súčasné znenie.

bod 60 §
Upravuje sa oprávnenie osvedčovať zhodu s obsahom registratúrnych záznamov vzniknutých z činnosti pôvodcu registratúry správcovi, ktorý spravuje jeho registratúrne záznamy, ak pôvodca registratúry zanikol bez právneho nástupcu.

bod 61 §
S plným uplatňovaním čl. 3 Nariadenia EP a Rady (EÚ) 2019/880 zo 17. apríla 2019 o vstupe a dovoze tovaru kultúrnej hodnoty po začatí prevádzky elektronického systému Komisie EÚ pre vydávanie dovozných licencií uvedeného v článku 8 (najneskôr od 28. júna 2025) bude Ministerstvo vnútra SR (Archívna správa SR) príslušným orgánom SR pre vydávanie dovozných licencií pre dovoz predmetu kultúrnej hodnoty archívnej povahy z tretích krajín, ktorý pri vstupe na colné územie Európskej únie podlieha colnému dohľadu alebo colnej kontrole v rámci colného územia Európskej únie v súlade s nariadením (EÚ) č. 952/2013.

bod 62 §
Vypúšťa sa možnosť zriaďovateľovi archívu poskytnúť finančné prostriedky na úhradu nákladov potrebných na úpravu priestorov archívu z dôvodu, že Ministerstvo vnútra SR dlhodobo nedisponuje akýmikoľvek finančnými prostriedkami vyčlenenými na tieto účely. Ak pôvodca plánuje zriadiť archív, musí znášať všetky finančné náklady s tým spojené. Ak si pôvodca nezriadi archív, zodpovednosť a finančné náklady za archívne dokumenty vzniknuté z jeho činnosti znáša Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom štátneho archívu, v ktorom sú uložené.

bod 63 §
Ide o zosúladenie s aplikačnou praxou, Ministerstvo vnútra SR dlhodobo vedie ústrednú evidenciu archívnych pomôcok.

bod 65 §
Ide o zosúladenie terminológie používanej v zákone a v nadväzujúcej vyhláške, kde pojem jedinečnosť je nahradený termínom hodnovernosť s výstižnejším zahrnutím kritérií ako sú vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu.

bod 66 §
Legislatívno-technická úprava.

bod 67 §
Použitie legislatívnej skratky zavedenej v § 4 ods. 2 písm. a). § 24a definuje povinnosti štátneho archívu, právomoci a kompetencie v oblasti evidencie registratúrnych pôvodcov, odborného dozoru správy registratúr a archívov, schvaľovania registratúrnych poriadkov a plánov, rozhodovania o vyraďovaní registratúrnych záznamov a obmedzení prístupu k archívnym dokumentom. Taktiež sa venuje preberaniu archívnych dokumentov podľa kompetencie archívov, sprístupňovaniu archívnych dokumentov, ich vypožičiavaniu, vedeniu informačného systému archívu a poskytovaniu služieb, ako sú vydávanie odpisov, výpisov a potvrdení, ako aj vyhotovovanie kópií dokumentov. Okrem toho upravuje aj výber správnych poplatkov za tieto služby.

bod 68 §
Ide o sprecizovanie údajov vedených v evidencii pôvodcov registratúry; doplnením slova „najmä“ sa pridáva dôraz, že nasledujúce informácie v evidencii sú kľúčové, hoci nevylučujú ďalšie aspekty.

bod 69 §
Cenu archívneho dokumentu zisťuje Akvizičná komisia Ministerstva vnútra SR, ktorej zloženie a činnosť upraví štatút akvizičnej komisie vydaný Ministerstvom vnútra SR. Akvizičná komisia by mala byť zložená z odborníkov - archivárov, ktorí majú za úlohu posudzovať hodnotu a význam archívnych dokumentov. Pozícia znalca pre odhad ceny archívneho dokumentu v zmysle zákona č. 382/2004 Z. z. o znalcoch, tlmočníkoch a prekladateľoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov neexistuje.

bod 70 §
V nadväznosti na § 25 ods. 4 je doplnené ustanovenie o tom, kde je zverejnený vzor osobitného tlačiva pre žiadosť o vývoz archívneho dokumentu v rámci colného územia EÚ.

bod 71 §
Ak sa trvalý vývoz neuskutoční držiteľ povolenia je povinný bezodkladne ho vrátiť ministerstvu z dôvodu zachovania evidencie a administratívnej kontroly, zabezpečenia prevencie jeho zneužitia, právnej zodpovednosti (povolenie na trvalý vývoz je viazané na konkrétny prípad a účel.; ak vývoz neprebehne, povolenie stráca svoju platnosť). Bezodkladné vrátenie nepoužitého povolenia je teda nevyhnutné pre udržanie transparentnosti, právnej istoty a administratívnej kontroly nad procesom vývozu.

bod 72 §
Gramatická úprava.

bod 73 §
Aplikačná prax ukázala, že nie je potrebné vykonávať štátny odborný dozor u pôvodcu registratúry podľa § 16 ods. 5, z ktorého činnosti nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.

bod 74 §
Zosúladenie kompetencií štátneho zamestnanca vykonávajúceho štátny odborný dozor s oprávneniami pracovníka kontroly vykonávajúceho kontrolu podľa zákona č. 10/1996 Z. z. o kontrole v štátnej správe v znení neskorších predpisov.

bod 75 §
Zosúladenie terminológie z dôvodu, že v § 28 ods. 4 a 5 sa uvádza, že kontrolu vykonáva „štátny zamestnanec“.

bod 76 §
V meradle elektronických registratúrnych záznamov vedených a spravovaných pôvodcom registratúry prostredníctvom informačného systému je prirodzené, že pri výkone štátneho odborného dozoru pôvodca registratúry umožní štátnemu zamestnancovi nahliadať priamo do informačného systému správy registratúry, alebo agendového informačného systému. Nahliadanie sa bude uskutočňovať za prítomnosti oprávnenej osoby pôvodcu registratúry, ktorá má u pôvodcu registratúry na starosti správu informačného systému, to znamená bez toho, aby mal takýto štátny zamestnanec prístupové heslá do informačného systému. Zároveň sa podporuje ekologické správanie a znižuje plytvanie zdrojmi.

bod 77, 83 a 90 §
Ide o zosúladenie terminológie použitej v § 16b.

bod 78 §
Ide o sprecizovanie typu povolenia vrátane faktu, že archívne dokumenty, ktoré sú súčasťou archívneho dedičstva Slovenskej republiky, je zakázané trvalo vyviezť.

bod 79 až 82, 86 §
K úprave výšky pokuty za priestupok a správny delikt dochádza z dôvodu, že táto suma nebola predmetom novelizácie od začatia platnosti tohto zákona v roku 2002. Po zavedení platobnej meny euro došlo iba k prepočítaniu finančných ukazovateľov z pôvodnej národnej meny na euro podľa stanoveného konverzného kurzu. Výška pokuty sa upravuje aj v nadväznosti na infláciu a potrebu zaokrúhlenia tejto sumy.

bod 84 a 85 §
Ide o zosúladenie skutkovej podstaty priestupku a správneho deliktu v nadväznosti na povinnosti pôvodcu registratúry stanovené v § 16.

bod 87 a 88 §
Ide o zosúladenie terminológie v súvislosti s § 16 ods. 2 písm. p) a novelizačným bodom 78.

bod 89 §
Ide o špecifikáciu ustanovení tohto zákona, na ktoré sa nevzťahuje správny poriadok. Táto špecifikácia lepšie reflektuje charakter a účel procesov, než by umožňoval všeobecný správny poriadok. Čl. II Vzhľadom na predpokladanú dĺžku legislatívneho procesu a potrebnú legisvakanciu sa navrhuje, aby zákon nadobudol účinnosť 15. októbra 2025. Bratislava, 7. mája 2025 Robert Fico, v. r. predseda vlády Slovenskej republiky Matúš Šutaj Eštok, v. r. minister vnútra Slovenskej republiky